HILFSMITTEL ZUR VORBEREITUNG
EINER DEMO-VERANSTALTUNG

Die Vorbereitung einer Demo-Veranstaltung umfasst alle Aktivitäten, die vor der Demo-Veranstaltung durchgeführt werden müssen. Wir unterscheiden 4 wichtige Vorbereitungsaufgaben:

Festlegung des Ziels der Demo-Veranstaltung
Einen guten Dienstleister finden
Festlegung des Organisationsteams
Werbung für Ihre Veranstaltung

Auf dieser Seite finden Sie außerdem einige Hilfsmittel, die Ihnen in dieser Vorbereitungsphase helfen.

WERKZEUGE FÜR DIE ORGANISATION | INSTRUMENTE ZUR WERBUNG

ANGABE DES ZIELS IHRER DEMO-VERANSTALTUNG

Die Vorbereitung einer Demo-Veranstaltung beginnt mit einer klaren und spezifischen Definition des Ziels Ihrer Demo-Veranstaltung. Überlegen Sie sich, warum Sie die Veranstaltung organisieren wollen, was Sie zeigen wollen und an wen Sie sich wenden wollen. Sobald das Ziel festgelegt ist, können weitere Vorkehrungen bezüglich des Ortes, der Logistik, des Aufbaus und der Werbung für die Demo-Veranstaltung getroffen werden.

EINE GUTE GASTGEBER-SEITE FINDEN

Demo-Veranstaltungen können auf verschiedenen Standorten stattfinden, von landwirtschaftlichen Betrieben bis hin zu öffentlichen Feldern, die von Universitäten, Forschungszentren oder Beratungsstellen gepachtet werden. Es gibt einige Kriterien für die Auswahl eines guten Austragungsortes für die Demo: Die Zielgruppe kann sich mit dem gastgebenden Betrieb identifizieren, er sollte einen guten Ruf haben und für die Durchführung der Demo-Veranstaltung geeignet sein.

Wenn Sie auf der Suche nach einem geeigneten Betrieb sind, finden Sie im FarmDemo Hub unter https://farmdemo.eu ein EU-weites Verzeichnis von Demonstrationsbetrieben. In der Aufstellung können Demobetriebe ihren Betrieb und die von ihnen durchgeführten Veranstaltungen vorstellen.

Lassen Sie sich von einigen der FarmDemo-Gastgeber zum Thema 'Inspiration aus der Praxis inspirieren.

DAS ORGANISATIONSTEAM ZU DEFINIEREN

Eine gute Vorbereitung und Planung ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Demo-Veranstaltung. Wir raten, frühzeitig damit zu beginnen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen in die Organisation einbezogen werden können und dass sie über ihre Rolle bei der Organisation des Demo-Events gut informiert sind. Die Kommunikation zwischen allen Beteiligten in der Vorbereitungsphase und bei der Demo selbst ist entscheidend für eine reibungslose Organisation.

In dem herunterladbaren Material finden Sie eine Vorlage zur Vorbereitung Ihrer Demo-Veranstaltung. Es integriert die wichtigen Aspekte, die Sie mit Ihrem Organisationsteam bedenken sollten, wenn Sie eine Demo-Veranstaltung organisieren.

WERBUNG FÜR DIE DEMO-VERANSTALTUNG

Ein erster wichtiger Aspekt der Werbung ist eine klare, an die Zielgruppen angepasste Einladung (Link zur Vorlage für eine gute Einladung). Es sollte einen klaren Veranstaltungsnamen enthalten, der die Hauptbotschaft widerspiegelt, die Zielgruppe(n), die Ziele der Demo, die wichtigsten Vorführer und Redner, den Mehrwert für die Teilnehmer und alle zusätzlichen Anreize für die Landwirte, zu kommen (z. B. kostenlose Bodenanalyse, Essen und Getränke, Preise zu gewinnen, ...).

Überlegen Sie zweitens, wer die Einladung verbreiten soll und über welche Kanäle die Zielgruppe am effektivsten erreicht werden soll. Hier ist ein Link zu den Kommunikationsrichtlinien, die im NEFERTITI-Projekt verwendet wurden. Oder lassen Sie sich von einigen Ankündigungsvideos inspirieren, die zur Ankündigung eines Demo-Events gemacht wurden.

Drittens: Steigern Sie das Engagement Ihrer Teilnehmer, indem Sie bereits vor der Veranstaltung mit ihnen interagieren. Bitten Sie sie z. B., sich vor der Veranstaltung anzumelden, fragen Sie sie nach bestimmten Interessen oder Fragen, die sie haben, schicken Sie ihnen vor der Veranstaltung einige Informationen (z. B. über den gastgebenden Betrieb oder das Thema). Hier finden Sie eine Vorlage für ein Anmeldeformular.