ИНСТРУМЕНТИ ЗА
ПОДГОТОВКА НА ДЕМОНСТРАЦИОННО СЪБИТИЕ

Подготовката на демонстрационно събитие включва всички дейности, които трябва да бъдат извършени преди демонстрационното събитие. Различаваме 4 важни подготвителни задачи:

Уточняване на целта на демонстрационното събитие
Намиране на добър домакин
Определяне на организационния екип
Популяризиране на вашето събитие

По-нататък на тази страница можете да намерите някои инструменти, които да ви помогнат по време на тази подготвителна фаза.

ИНСТРУМЕНТИ ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ | ИНСТРУМЕНТИ ЗА ПОПУЛЯРИЗИРАНЕ

ОПРЕДЕЛЯНЕ НА ЦЕЛТА НА ВАШЕТО ДЕМОНСТРАЦИОННО СЪБИТИЕ

Подготовката на демонстрационно събитие започва с ясно и конкретно определяне на целта на вашето демонстрационно събитие. Решете защо искате да организирате демонстрационното събитие, какво искате да демонстрирате и към кого искате да се насочите. След като целта е определена, може да се премине към допълнителните приготовления относно местоположението, логистиката, определяне на основните елементи (съставни части) и популяризирането на демонстрационното събитие.

НАМЕРЕТЕ ДОБРО МЯСТО - ДОМАКИН

Демонстрационните събития могат да се провеждат на различни видове места, вариращи от ферми, собственост на земеделски производители, до публични опитни полета, използвани от университети, научно-изследователски центрове или съветнически центрове. Има някои критерии за избор на добро място - домакин за демонстрацията: целевата група да може да се идентифицира с фермата-домакин (фермера-домакин), мястото трябва да има добра репутация, трябва да е подходящо за приемане на демонстрационното събитие.

Ако търсите подходяща ферма-домакин, платформата по инициативата FarmDemo( https://farmdemo.eu) съдържа списък от ферми провеждащи демонстрации от целия Европейски съюза. В списъка с ферми провеждащи демонстрации, фермите могат да представят своята ферма и събитията, на които са били домакини.

Вдъхновете се от някоя ферма на платформата по иниацитавата FarmDemo в секцията 'Вдъхновени от практиката'.

ОПРЕДЕЛЕТЕ ОРГАНИЗАЦИОННИЯ ЕКИП

Добрата подготовка и планиране са ключът към успешното демонстрационно събитие. Съветваме ви да започнете подготовката на събитията достатъчно време преди провеждането му, за да сте сигурни, че правилните хора могат да бъдат включени в организацията му и че те са добре информирани за ролите си в организацията на демонстрационното събитие. Комуникацията между всички хора, участващи в подготовката и самото демонстрационно събитие, е от решаващо значение за добрата организация.

В материала за изтегляне можете да намерите шаблон за подготовка на вашето демонстрационно събитие. Той интегрира важните аспекти, за които трябва да помислите с вашия организационен екип, когато организирате демонстрационно събитие.

ПОПУЛЯРИЗИРАНЕ НА ДЕМОНСТРАЦИОННОТО СЪБИТИЕ

Първият важен аспект на рекламирането на събитието е да се изготви лесно разбираема покана адаптирана към целевите групи (Връзка към шаблон за добра покана). Поканата трябва да включва: ясно формулирано име на събитието, което да отразява ключовото послание; определените целева(и) група(и); определените цели на демонстрацията; ключовите експерти, които ще провеждат демонстрацията и лекторите; добавената стойност за участниците; и всякакви други допълнителни стимули за фермерите за участие (напр. безплатно анализ на почвата, храни и напитки, награди за спечелване,…).

Второ, помислете кой трябва да разпространи поканата и кои канали трябва да се използват, за да бъдат най-ефективни за достигане до целевата група. Ето връзка към насоките за комуникация, използвани в проекта NEFERTITI. Или се вдъхновете от някои рекламни (популяризиращи) видеоклипове, направени за обявяване на демонстрационно събитие.

Трето, увеличете ангажираността на вашите участници, като взаимодействате с тях преди събитието. Например, помолете ги да се регистрират преди събитието, проучете за конкретни интереси или въпроси, които имат, изпратете някаква информация преди събитието (например за фермата - домакин или темата на събитието). Тук можете да намерите шаблон на регистрационен формуляр.