INSTRUMENTOS PARA
PREPARAR UN EVENTO DE DEMOSTRACIÓN

La preparación de un evento de demostración incluye todas las actividades que deben realizarse antes del evento de demostración. Distinguimos 4 tareas importantes de preparación:

Especificar el objetivo del evento de demostración
Encontrar un buen sitio de alojamiento
Definir el equipo de organización
Promoción de su evento

Más adelante en esta página puede encontrar algunas herramientas que le ayudarán durante esta fase de preparación.

HERRAMIENTAS PARA LA ORGANIZACIÓN | HERRAMIENTAS PARA LA PROMOCIÓN

ESPECIFICACIÓN DEL OBJETIVO DE SU EVENTO DE DEMOSTRACIÓN

La preparación de un evento de demostración comienza con una definición clara y específica del objetivo de su evento de demostración. Decida por qué quiere organizar el evento de demostración, qué quiere demostrar y a quién quiere dirigirse. Una vez que se especifica el objetivo, se pueden hacer arreglos adicionales con respecto a la ubicación, la logística, la configuración y la promoción del evento de demostración.

ENCONTRAR UN BUEN SITIO DE ALOJAMIENTO

Los eventos de demostración se pueden organizar en diferentes tipos de sitios, que van desde granjas propiedad de agricultores hasta campos de propiedad pública arrendados por universidades, centros de investigación o sitios de extensión. Hay algunos criterios para seleccionar un buen sitio anfitrión para la demostración: el grupo objetivo puede identificarse con la granja anfitriona, debe tener una buena reputación, debe ser adecuado para albergar el evento de demostración.

Si está buscando una granja de alojamiento adecuada, la estación central de FarmDemo alberga un inventario de granjas de demostración de toda la UE en https://farmdemo.eu. En el inventario, las granjas de demostración pueden presentar su granja y los eventos que organizan.

Inspírese con algunos de los sitios de alojamiento de FarmDemo en 'inspiración de la práctica'.

DEFINIR EL EQUIPO ORGANIZATIVO

Una buena preparación y planificación es clave para el éxito de un evento de demostración. Recomendamos comenzar con mucha anticipación, para asegurarse de que las personas adecuadas puedan participar en la organización y que puedan estar bien informadas sobre sus roles en la organización del evento de demostración. La comunicación entre todas las personas involucradas durante la preparación y el evento de demostración en sí es crucial para una organización sin problemas.

En el material descargable puede encontrar una plantilla para preparar su evento de demostración. Integra los aspectos importantes en los que debe pensar junto con su equipo organizativo al organizar un evento de demostración.

PROMOCIÓN DEL EVENTO DE DEMOSTRACIÓN

El primer aspecto importante de la promoción es hacer una invitación clara que se adapte a los grupos destinatarios (Enlace a la plantilla para una buena invitación). Debe incluir un nombre de evento claro que refleje el mensaje clave, especificar los grupos destinatarios, los objetivos de la demostración, los principales demostradores y oradores, el valor agregado para los participantes y cualquier incentivo adicional para que los agricultores asistan (por ejemplo, análisis de suelos gratis, Alimentos y bebidas, Premios a ganar, …).

En segundo lugar, piense en quién debe difundir la invitación y qué canales se deben utilizar para que sean más efectivos para llegar al grupo destinatario. Aquí hay un enlace a las pautas de comunicación utilizadas en el proyecto NEFERTITI (Establecimiento de redes de granjas europeas para mejorar la fertilización cruzada y la adopción de innovaciones a través de demostraciones). O inspírese con algunos vídeos de campaña de intriga hechos para anunciar un evento de demostración.

En tercer lugar, aumente la participación de sus participantes interactuando con ellos antes del evento. Por ejemplo, pídales que se registren antes del evento, indaguen sobre intereses específicos o preguntas que tengan, envíen información antes del evento (por ejemplo, sobre la granja anfitriona o el tema). Aquí puede encontrar una plantilla de formulario de registro.