STRUMENTI PER LA
PREPARAZIONE DI UN EVENTO DEMO

La preparazione di un evento demo comprende tutte le attività che devono essere eseguite prima dell'inizio. Distinguiamo 4 importanti attività di preparazione:

Specificare l'obiettivo dell'evento demo
Trovare una buona struttura ospitante
Definire il team organizzativo
Promuovere il tuo evento

Più avanti in questa pagina puoi trovare alcuni strumenti che ti saranno di aiuto durante questa fase di preparazione.

STRUMENTI PER L'ORGANIZZAZIONE | STRUMENTI PER LA PROMOZIONE

SPECIFICARE L'OBIETTIVO DELL'EVENTO DEMO

La preparazione di un evento demo inizia con una definizione chiara e specifica dell'obiettivo del tuo evento demo. Decidi perché vuoi organizzare l'evento demo, cosa vuoi dimostrare e a chi vuoi rivolgerti. Una volta specificato l'obiettivo, è possibile prendere ulteriori accordi per quanto riguarda la posizione, la logistica, l'allestimento e la promozione dell'evento demo.

TROVARE UNA BUONA STRUTTURA OSPITANTE

Gli eventi demo possono essere ospitati su diversi tipi di siti, che vanno dalle fattorie di proprietà degli agricoltori ai campi di proprietà pubblica affittati da università, centri di ricerca o siti di estensione. Ci sono alcuni criteri per selezionare un buon sito host per la demo: il gruppo target può identificarsi con la/e farm host, dovrebbe avere una buona reputazione, dovrebbe essere adatto per ospitare l'evento demo..

Se stai cercando una fattoria ospitante adatta, FarmDemo Hub ha uno stock di fattorie a livello dell'UE su https://farmdemo.eu. In questo stock, le fattorie demo possono presentare la propria fattoria e gli eventi che ospitano.

Lasciati ispirare da alcuni host di FarmDemo su 'ispirazione dalla pratica'.

DEFINIRE IL TEAM ORGANIZZATIVO

Una buona preparazione e pianificazione costituisce la chiave per un evento demo di successo. Si consiglia di iniziare con largo anticipo, per assicurarsi che le persone giuste possano essere coinvolte nell'organizzazione e che possano essere ben informate sui loro ruoli nell'organizzazione dell'evento demo. La comunicazione tra tutte le persone coinvolte durante la preparazione e l'evento demo stesso è fondamentale per un'organizzazione regolare.

Nel materiale scaricabile puoi trovare un modello per preparare il tuo evento demo. Integra gli aspetti importanti a cui dovrai pensare con il tuo team organizzativo quando organizzi un evento.

PROMOZIONE DELL'EVENTO DEMO

Un primo aspetto importante della promozione è fare un invito chiaro che sia adattato ai gruppi target(Link al modello per un buon invito). Dovrebbe includere un nome chiaro dell'evento che rifletta il messaggio chiave, specificare il/i gruppo/i target, gli obiettivi della demo, i principali dimostranti e relatori, il valore aggiunto per i partecipanti e qualsiasi ulteriore incentivo per gli agricoltori a venire (ad es. analisi del suolo, Cibo e bevande, Premi in palio, …).

In secondo luogo, pensa a chi dovrebbe diffondere l'invito e quali canali dovrebbero essere utilizzati per essere più efficaci per raggiungere il gruppo target. Ecco un link alle linee guida di comunicazione utilizzate nel progetto NEFERTITI. Oppure lasciati ispirare da alcuni video teaser realizzati per annunciare un evento demo.

Terzo, aumenta il coinvolgimento dei tuoi partecipanti interagendo con loro già prima dell'evento. Ad esempio, chiedi loro di registrarsi prima dell'evento, sondare interessi specifici o domande che hanno, inviare alcune informazioni prima dell'evento (ad esempio sulla fattoria o sull'argomento ospitante). Qui ypuoi trovare un modello di modulo di registrazione.