INSTRUMENTE PENTRU PREGĂTIREA
UNUI EVENIMENT DEMONSTRATIV

Pregătirea unui eveniment demonstrativ include toate activitățile care trebuie efectuate înainte de evenimentul demonstrativ. Distingem 4 sarcini importante de pregătire:

Specificarea obiectivului evenimentului demonstrativ
Găsirea unei gazde bune
Definirea echipei organizatorice
Promovarea evenimentului dumneavoastră

Mai departe pe această pagină puteți găsi câteva instrumente care vă vor ajuta în această fază de pregătire.

INSTRUMENTE PENTRU ORGANIZARE | INSTRUMENTE PENTRU PROMOVARE

SPECIFICAREA OBIECTIVULUI EVENIMENTULUI DEMONSTRATIV

Pregătirea unui eveniment demonstrativ începe cu o definiție clară și specifică a obiectivului evenimentului demonstrativ. Decideți de ce doriți să organizați evenimentul demonstrativ, ce doriți să demonstrați și pe cine doriți să vizați. Odată ce obiectivul este specificat, se pot face aranjamente suplimentare cu privire la locația, logistica, organizarea și promovarea evenimentului demonstrativ.

Găsiți un site gazdă bun

Evenimentele demonstrative pot fi găzduite pe diferite tipuri de terenuri, de la ferme deținute de fermieri până la câmpuri proprietate publică închiriate de universități, centre de cercetare sau terenuri de extindere. Există câteva criterii pentru selectarea unui teren gazdă bun pentru demonstrația: grupul țintă se poate identifica cu ferma gazdă, ar trebui să aibă o reputație bună, ar trebui să fie potrivit pentru găzduirea evenimentului demonstrativ.

Dacă sunteți în căutarea unei ferme de găzduire adecvată, FarmDemo Hub găzduiește un inventar la nivelul UE al fermelor demonstrative pe https://farmdemo.eu. În inventar, fermele demonstrative își pot prezenta ferma și evenimentele pe care le găzduiesc.

Inspirați-vă de unele dintre gazdele FarmDemo pe 'inspirația din practică'.

DEFINIȚI ECHIPA ORGANIZAȚIONALĂ

O bună pregătire și planificare este cheia pentru un eveniment demonstrativ de succes. Vă sfătuim să începeți cu mult timp înainte, pentru a vă asigura că oamenii potriviți pot fi implicați în organizare și că pot fi bine informați despre rolurile lor în organizarea evenimentului demonstrativ. Comunicarea dintre toate persoanele implicate în timpul pregătirii și evenimentul demonstrativ în sine este crucială pentru o organizare bună.

În materialul descărcabil puteți găsi un șablon pentru a vă pregăti evenimentul demonstrativ. Acesta integrează aspectele importante la care ar trebui să vă gândiți cu echipa organizației dumneavoastră atunci când organizați un eveniment demonstrativ.

PROMOVAREA EVENIMENTULUI DEMONSTRATIV

Un prim aspect important al promovării este acela de a face o invitație clară, care să fie adaptată grupurilor țintă (Link către șablon pentru o invitație bună). Ar trebui să includă un nume clar al evenimentului care să reflecte mesajul cheie, să specifice grupul (grupurile) țintă, obiectivele demonstrației, demonstranții și vorbitorii cheie, valoarea adăugată pentru participanți și orice stimulente suplimentare pentru fermieri (de exemplu: analiză gratuită solului, alimente și băuturi, premii de câștigat, …).

În al doilea rând, gândiți-vă cine ar trebui să răspândească invitația și ce canale ar trebui folosite pentru a fi cele mai eficiente pentru a ajunge la grupul țintă. Iată un link către regulile de comunicare utilizate în proiectul NEFERTITI. Sau inspirați-vă din câteva videoclipuri de prezentare realizate pentru a anunța un eveniment demonstrativ.

În al treilea rând, creșteți implicarea participanților dvs. interacționând deja cu ei înainte de eveniment. De exemplu, cereți-le să se înregistreze înainte de eveniment, cercetați interesele specifice sau întrebările pe care le au, trimiteți câteva informații înainte de eveniment (de exemplu: despre ferma sau subiectul gazdă). Aici poți găsi un șablon de formular de înregistrare.