VÆRKTØJER TIL
FORBEREDELSE AF ET DEMO-EVENT

Forberedelse af et demo-event omfatter alle aktiviteter, der skal udføres før demo-eventet. Vi skelner mellem 4 vigtige forberedelsesopgaver:

Angivelse af formålet med demo-eventet
At finde en god vært
Definition af organisationsteamet
Promovering af dit arrangement

På denne side kan du ydermere finde nogle værktøjer til at hjælpe dig i denne forberedelsesfase.

VÆRKTØJ TIL ORGANISATION | VÆRKTØJ TIL PROMOTION

SPECIFICERING AF FORMÅLET MED DIN DEMO-EVENT

Forberedelse af et demonstrationsarrangement starter med en klar og specifik definition af formålet med dit demo-event.Beslut dig for, hvorfor du vil organisere demo-eventet, hvad du vil demonstrere, og hvem du vil målrette mod. Når målet er specificeret, kan der træffes yderligere ordninger vedrørende placering, logistik, opsætning og promovering af demo-eventet.

FIND ET GODT VÆRTSTED

Demo-arrangementer kan afholdes på forskellige typer hjemmesider, lige fra landmandsejede gårde til offentligt ejede marker lejet af universiteter, forskningscentre eller udvidelsessteder. Der er nogle kriterier for at vælge et godt værtssted til demoen: Målgruppen kan identificere sig med værtslandbruget(landmanden), den skal have et godt omdømme, den skal være egnet til at være vært for demo-eventet.

Hvis du leder efter en passende værtsgård, er FarmDemo Hub vært for en EU-dækkende opgørelse over demonstrationsfarme på https://farmdemo.eu. I inventaret er demo-landbrug i stand til at præsentere deres gård og de events, de er vært for.

Bliv inspireret af nogle af FarmDemo-værterne om 'inspiration fra praksis'.

DEFINER DET ORGANISATORISKE TEAM

En god forberedelse og planlægning er nøglen til et vellykket demo-arrangement. Vi råder til at starte i god tid for at sikre, at de rigtige personer kan blive involveret i organisationen, og at de er velinformerede om deres roller i tilrettelæggelsen af demo-eventet. Kommunikation mellem alle involverede under forberedelsen og selve demoarrangementet er afgørende for en smidig organisering.

I det downloadbare materiale kan du finde en skabelon til at forberede dit demo-event. Det integrerer de vigtige aspekter, du bør overveje med dit organisationsteam, når du organiserer et demo-event.

PROMOVERING AF DEMO-EVENT

Et første vigtigt aspekt ved promovering er at lave en tydelig invitation, der er tilpasset målgrupperne (Link til skabelon for god invitation).Den bør indeholde et klart event-navn, der afspejler nøglebudskabet, specificerer målgruppen-/grupperne, demomålene, nøgledemonstranter og højttalere, merværdien for deltagerne og eventuelle ekstra incitamenter for landmænd til at komme (f.eks. gratis jordanalyse, mad og drikkevarer, præmier de kan vinde, …).

For det andet skal du tænke over, hvem der skal sprede invitationen, og hvilke kanaler der skal bruges for at være mest effektive til at nå ud til målgruppen. Her ier et link til kommunikationsvejledninger brugt i NEFERTITI-projektet. Eller bliv inspireret af nogle teaser-videoer lavet for at annoncere et demo-event.

For det tredje skal du øge engagementet hos dine deltagere ved allerede at interagere med dem før eventet. Bed dem f.eks. om at tilmelde sig før arrangementet, søge efter specifikke interesser eller spørgsmål, de har, sende nogle oplysninger før eventet (f.eks. om værtsgården eller emnet). Her kan du finde en skabelon til tilmeldingsblanket.