HULPMIDDELEN VOOR DE
VOORBEREIDING VAN EEN DEMO-EVENEMENT

De voorbereiding van een demo evenement omvat alle activiteiten die moeten worden uitgevoerd vóór het demo evenement. We onderscheiden 4 belangrijke taken:

Het bepalen van de doelstelling van het demo-evenement
Het vinden van een goed gastbedrijf
Het bepalen van het organisatieteam
Promotie van uw evenement

Verder op deze pagina vind je een aantal hulpmiddelen die je helpen tijdens deze voorbereidingsfase.

TOOLS VOOR ORGANISATIE | TOOLS VOOR PROMOTIE

DE DOELSTELLING VAN UW DEMONSTRATIE-EVENEMENT BEPALEN

De voorbereiding van een demonstratie-evenement begint met een duidelijke en specifieke definitie van het doel van uw demo-evenement. Bepaal waarom u het demo-evenement wilt organiseren, wat u wilt demonstreren en tot wie u zich wilt richten. Als de doelstelling eenmaal vastligt, kunnen verdere keuzes worden gemaakt over de locatie, de logistiek, de opzet en de promotie van het demo-evenement.

ZOEK EEN GOEDE GASTLOCATIE

Demo-evenementen kunnen worden georganiseerd op verschillende soorten locaties, variërend van boerderijen die eigendom zijn van boeren tot openbare velden die worden gebruikt door universiteiten, onderzoekscentra of voorlichtingscentra. Er zijn enkele criteria voor het selecteren van een goede gastlocatie voor de demo: de doelgroep kan zich identificeren met delocatie, het moet een goede reputatie hebben, het moet geschikt zijn voor het hosten van het demo-evenement.

Als u op zoek bent naar een geschikt gastbedrijf, kunt u de FarmDemo Hub raadplegen met Europese inventaris van demonstratieboerderijen op https://farmdemo.eu. In de inventaris kunnen demonstratiebedrijven hun boerderij en de evenementen die zij organiseren presenteren.

Laat u inspireren door enkele van de FarmDemo-gastlocaties op 'inspiratie uit de praktijk'.

BEPAAL HET ORGANISATIETEAM

Een goede voorbereiding en planning is de sleutel tot een succesvol demo-evenement. Wij adviseren om ruim van tevoren te beginnen, zodat de juiste mensen bij de organisatie betrokken kunnen worden en zij goed geïnformeerd zijn over hun rol in de organisatie van het demo-evenement. Communicatie tussen alle betrokkenen bij de voorbereiding en het demo evenement zelf is cruciaal voor een vlotte organisatie.

In het downloadbare materiaal vindt u een sjabloon om uw demo-evenement voor te bereiden. Het bevat de belangrijke aspecten waar u aan moet denken met uw organisatie team.

PROMOTIE VAN HET DEMONSTRATIE-EVENEMENT

Een eerste belangrijk aspect van promotie is het maken van een duidelijke uitnodiging die is aangepast aan de doelgroep (Link naar sjabloon voor een goede uitnodiging). De uitnodiging moet een duidelijke naam bevatten die de kernboodschap van het evenement weergeeft, de doelgroep(en), de doelstellingen van de demo, de belangrijkste demonstratoren en sprekers, de toegevoegde waarde voor de deelnemers en eventueel extra stimulansen voor landbouwers om te komen (bv. gratis bodemanalyse, eten en drinken, te winnen prijzen, ...).

Ten tweede, denk na over wie de uitnodiging moet verspreiden en welke kanalen moeten worden gebruikt om de doelgroep zo doeltreffend mogelijk te bereiken. Hier is een link naar communicatierichtlijnen die in het NEFERTITI-project werden gebruikt. Of laat je inspireren door enkele teaser video's die gemaakt werden om een demo-evenement aan te kondigen.

Ten derde, verhoog de betrokkenheid van je deelnemers door hen al voor het evenement te betrekken. Vraag hen bijvoorbeeld om zich voor het evenement te registreren, vraag naar specifieke interesses of vragen die ze hebben, stuur wat informatie over het evenement (bijvoorbeeld over het gastbedrijf of het onderwerp). Hier vind je een sjabloon voor een registratieformulier.