TYÖKALUT ESITTELYTILAISUUDEN
JÄRJESTÄMISEEN

Esitelytapahtuman valmistelu sisältää kaikki toiminnot, jotka on suoritettava ennen tapahtumaa. Erittelemme 4 tärkeää valmistelutehtävää:

Esittelytapahtuman tarkoituksen määrittäminen
Hyvän isännöijän löytäminen
Järjestelytiimin määrittäminen
Tapahtumasi mainostaminen

Edempänä tällä sivulla löydät työkaluja, jotka auttavat sinua tässä valmisteluvaiheessa.

TYÖKALUJA JÄRJESTÄMISEEN | TYÖKALUJA MAINOSTAMISEEN

ESITTELYTAPAHTUMASI PÄÄMÄÄRÄN MÄÄRITTÄMINEN

Esittelytapahtuman valmistelu alkaa tapahtuman tavoitteen selkeästä ja täsmällisestä määrittelystä. Päätä miksi haluat järjestää demotapahtuman, mitä haluat esitellä ja mikä on kohdeyleisösi. Kun tavoite on täsmennetty, voidaan sopia enemmän demotapahtuman sijainnista, logistiikasta, järjestelyistä ja promootiosta.

ETSI HYVÄ ISÄNNÖINTISIVUSTO

Demotapahtumia voidaan isännöidä erityyppisillä paikoilla viljelijöiden omistamista tiloista aina yliopistojen, tutkimuskeskusten tai vuokraamiin julkisiin peltoihin ja laajennuspaikkohin. Hyvän isännöintipaikan valinnassa on joitain kriteerejä: kohderyhmä voi samaistua isäntäviljelijään, sillä tulee olla hyvä maine, sen tulee sopia demotapahtuman isännöintiin.

Jos etsit sopivaa isäntätilaa, FarmDemo Hub isännöi EU:n laajuista esittelytilojen luetteloa osoitteessa https://farmdemo.eu. Inventaariossa demotilat voivat esitellä tilojansa ja järjestämiään tapahtumia.

Hanki inspiraatiota joiltakin FarmDemo-isännöitsijöiltä aiheesta 'inspiraatiota käytännöstä'.

MÄÄRITÄ JÄRJESTELYRYHMÄ

Hyvä valmistelu ja suunnittelu ovat avain onnistuneeseen demotapahtumaan. Suosittelemme aloittamaan hyvissä ajoin, jotta varmistetaan, että oikeat ihmiset pääsevät mukaan järjestämiseen ja että he ovat hyvin perillä rooleistaan demotapahtuman järjestämisessä. Viestintä kaikkien valmisteluun osallistuvien ihmisten kanssa valmistelun ja itse esittelytapahtuman aikana on ratkaisevan tärkeää sujuvan järjestelyn kannalta.

Ladattavasta materiaalista löydät mallin esittelytapahtumasi valmisteluun. Se yhdistää tärkeät näkökohdat, joita sinun tulee miettiä organisaatiosi kanssa demotapahtumaa järjestettäessä.

ESITTELYTAPAHTUMAN MAINOSTAMINEN

Ensimmäinen tärkeä näkökohta mainostamisessa on tehdä selkeä kutsu, joka on mukautettu kohderyhmiin (linkki hyvän kutsun malliin). Sen tulee sisältää selkeä tapahtuman nimi, joka heijastaa avainviestiä, täsmentää kohderyhmä(t), esittelytavoitteet, keskeiset demonstraattorit ja puhujat, lisäarvo osallistujille ja mahdolliset lisäkannustimet viljelijöille (esim. maaperäanalyysi, ruoka ja juomat, palkinnot...).

Toiseksi, pohdi, kenen tulisi levittää kutsua ja mitä kanavia tulisi käyttää, jotta kohderyhmä tavoittettaisiin parhaiten. Tässä linkki NEFERTITI projektin kommunikaatio-ohjeisiin. Tai hae inspiraatiota muutamista teaser videosta jotka on tehty esittelytilaisuuden julkistamiseksi

Kolmanneksi, lisää osallistujien sitoutumista olemalla vuorovaikutuksessa heidän kanssaan jo ennen tapahtumaa. Pyydä heitä esimerkiksi rekisteröitymään ennen tapahtumaa, etsi erityisiä kiinnostuksen kohteita tai kysymyksiä, lähetä tietoja ennen tapahtumaa (esim. isäntätilasta tai aiheesta). Täältä löydät ilmoittautumislomakkeen mallin.