NÁSTROJE NA
PRÍPRAVU UKÁŽKY

Príprava na predvádzaciu akciu zahŕňa všetky činnosti, ktoré je potrebné vykonať pred predvádzacou akciou. Rozlišujeme 4 dôležité prípravné úlohy:

Konkretizácia cieľa predvádzacej akcie
Nájdenie dobrého hostiteľa
Definovanie organizačného tímu
Propagácia vašej udalosti

Na tejto stránke ďalej nájdete niekoľko nástrojov, ktoré vám pomôžu počas prípravnej fázy.

NÁSTROJE NA ORGANIZÁCIU | NÁSTROJE NA PROPAGÁCIU

KONKRETIZÁCIA CIEĽA VAŠEJ PREDVÁDZACEJ AKCIE

Príprava predvádzacej akcie začína jasnou a konkrétnou definíciou cieľa vašej ukážky.Rozhodnite sa, prečo chcete organizovať predvádzaciu akciu, čo chcete predvádzať a koho tým chcete osloviť. Po konkretizovaní cieľa môžete definovať ďalšie veci, ako napríklad miesto, logistika, nastavenie a propagácia predvádzacej akcie.

NÁJDITE VHODNÉ HOSTITEĽSKÉ MIESTO

Predvádzacie udalosti je možné organizovať na rôznych typoch miest, od fariem vlastnených farmárom, až po verejne vlastnené polia v prenájme univerzít, výskumné strediská alebo poradenské služby. Pre výber hostiteľského miesta vhodného na predvádzaciu akciu existuje niekoľko kritérií:cieľová skupina sa vie stotožniť s hostiteľským farmárom/farmou, musí mať dobrú reputáciu, musí byť vhodná na usporiadanie predvádzacej akcie.

Ak hľadáte vhodnú hostiteľskú farmu, stredisko FarmDemo Hub má v databáze inventár predvádzacích fariem po celej EÚ, na stránke https://farmdemo.eu. V inventári môžu predvádzacie farmy prezentovať svoju farmu a udalosti, ktoré organizujú.

Inšpirujte sa niektorými z FarmDemo hostiteľov v časti 'inšpirácia z praxe'.

DEFINUJTE ORGANIZAČNÝ TÍM

Dobrá príprava a plánovanie je kľúčom k úspešnej predvádzacej akcii. Odporúčame vám začať výrazne vopred, aby ste si boli istí, že do organizácie budú zapojení tí správni ľudia, a že títo ľudia dostanú všetky potrebné informácie o ich úlohách v rámci organizovania predvádzacej akcie. Pre hladkú organizáciu je komunikácia medzi všetkými zúčastnenými osobami počas prípravy a samotnej predvádzacej akcie nesmierne dôležitá.

V stiahnuteľnom materiáli nájdete šablónu na prípravu vašej predvádzacej akcie. Tá integruje dôležité aspekty, ktoré je v rámci vášho organizačného tímu potrebné premyslieť pri organizovaní predvádzacej akcie.

PROPAGÁCIA PREDVÁDZACEJ AKCIE

Prvým dôležitým aspektom propagácie je vytvorenie prehľadnej pozvánky, ktorá bude prispôsobená cieľovým skupinám (Odkaz na šablónu pre vytvorenie kvalitnej pozvánky). Musí obsahovať jasný názov udalosti, ktorý bude odzrkadľovať kľúčový odkaz, ďalej špecifikáciu cieľových skupín, ciele ukážky, kľúčových predvádzačov a rečníkov, pridanú hodnotu pre účastníkov, a všetky extra veci pre farmárov (napr. bezplatná analýza vzorky pôdy, občerstvenie, výherné ceny, atď.).

Následne si premyslite, kto by mal distribuovať pozvánky a aké kanály je najvhodnejšie použiť na najefektívnejšie oslovenie cieľovej skupiny. Tu e odkaz na usmernenie ku komunikácii používané v rámci projektu NEFERTITI. Prípadne sa inšpirujte niektorými z upútavok vytvorenými za účelom ohlásenia predvádzacej akcie.

Okrem toho sa snažte zvýšiť mieru zapojenia vašich účastníkov tým, že s nimi budete interagovať už pred samotnou udalosťou. Napríklad ich požiadajte, aby sa pred udalosťou zaregistrovali, vyžiadajte si od nich otázky alebo témy, o ktoré sa zaujímajú, pred udalosťou im pošlite nejaké informácie (napríklad o hostiteľskej farme alebo téme). Tu nájdete šablónu registračného formulára.