VERKTYG FÖR ATT FÖRBEREDA ETT DEMONSTRATIONSEVENEMANG

Förberedelser för ett demonstrationsevenemang omfattar alla aktiviteter som måste utföras före demonstrationsevenemanget. Vi skiljer på fyra viktiga förberedelseuppgifter:

Specificera målet för demonstrationsevenemanget
Hitta en bra värd
Definition av organisationsgruppen
Marknadsföring av ditt evenemang

På den här sidan hittar du några verktyg som kan hjälpa dig under förberedelsefasen.

ANGE SYFTET MED DITT DEMONSTRATIONSEVENEMANG

Förberedelsen av ett demonstrationsevenemang börjar med en tydlig och specifik definition av målet med demonstrationsevenemanget. Bestäm varför du vill organisera demonstrationseventet, vad du vill visa upp och vem du vill rikta dig till. När målet är fastställt kan ytterligare arrangemang göras när det gäller platsen, logistiken, upplägget och marknadsföringen av demonstrationsevenemanget.

HITTA EN BRA VÄRDPLATS

Demonstrationsevenemang kan anordnas på olika typer av platser, allt från jordbruksägda gårdar till offentligt ägda fält som hyrs av universitet, forskningscentra eller utbyggnadsanläggningar. Det finns några kriterier för att välja en bra värdplats för demonstrationen: målgruppen kan identifiera sig med värdgården, den bör ha ett gott rykte och vara lämplig som värd för demonstrationsevenemanget.

Om du letar efter en lämplig värdgård kan du använda FarmDemo Hub som värd för en EU-omfattande förteckning över demonstrationsgårdar på https://farmdemo.eu. I inventeringen kan demonstrationsgårdarna presentera sin gård och de evenemang de anordnar.

Låt dig inspireras av några av FarmDemo-värdarna om "inspiration från verkligheten".

DEFINIERA ORGANISATIONSGRUPPEN

En bra förberedelse och planering är nyckeln till ett lyckat demonstrationsevenemang. Vi rekommenderar att du börjar i god tid för att se till att rätt personer kan involveras i organisationen och att de är välinformerade om sina roller i organiseringen av demonstrationsevenemanget. Kommunikationen mellan alla inblandade personer under förberedelserna och under själva demonstrationsevenemanget är avgörande för en smidig organisation.

I det nedladdningsbara materialet hittar du en mall för att förbereda ditt demonstrationsevenemang. Den integrerar de viktiga aspekter som du bör tänka på tillsammans med ditt organisationsteam när du organiserar ett demonstrationsevenemang.

MARKNADSFÖRING AV DEMONSTRATIONSEVENEMANGET.

En första viktig aspekt av marknadsföringen är att göra en tydlig inbjudan som är anpassad till målgrupperna (länk till en mall för en bra inbjudan). Den bör innehålla ett tydligt namn på evenemanget som återspeglar huvudbudskapet, ange målgrupperna, målen för demonstrationen, de viktigaste demonstranterna och talarna, mervärdet för deltagarna och eventuella extra incitament för jordbrukarna att komma (t.ex. gratis jordartsanalys, mat och dryck, priser att vinna, ...).

För det andra ska du fundera på vem som ska sprida inbjudan och vilka kanaler som ska användas för att nå målgruppen mest effektivt. Här är en länk till de riktlinjer för kommunikation som används i NEFERTITI-projektet. Eller låt dig inspireras av några teaser-videos för att tillkännage ett demonstrationsevenemang.

För det tredje kan du öka deltagarnas engagemang genom att interagera med dem redan före evenemanget. Be dem t.ex. att registrera sig före evenemanget, fråga efter specifika intressen eller frågor som de har, skicka information före evenemanget (t.ex. om värdgården eller ämnet). Här hittar du en mall för ett registreringsformulär.